Nên đào tạo quản lý nội bộ hay thuê công ty đào tạo?
Đến một thời điểm, mọi công ty đang phát triển tại Việt Nam đều sẽ có cuộc trao đổi về điều này. Quản lý cần được phát triển. Một người đề xuất thuê công ty đào tạo. Người khác chỉ ra rằng những nhân sự cấp cao của công ty đã hiểu hoạt động kinh doanh hơn bất kỳ người bên ngoài nào, vậy tại sao không đào tạo nội bộ?
Cả hai góc nhìn đều có cơ sở. Người đào tạo nội bộ hiểu bối cảnh của doanh nghiệp; người đào tạo bên ngoài hiểu nghề đào tạo. Chọn sai phương án đều tốn kém: chương trình nội bộ âm thầm không bao giờ được triển khai, hoặc chương trình bên ngoài truyền đạt nội dung chung chung mà quản lý không thể áp dụng.
Câu trả lời ngắn gọn là: hãy đào tạo nội bộ khi nội dung gắn với chính doanh nghiệp (sản phẩm, hệ thống, quy trình) và doanh nghiệp thực sự có thể bố trí nguồn lực; hãy thuê công ty đào tạo khi nội dung là kỹ năng chuyên môn (lãnh đạo, giao tiếp, bán hàng) hoặc khi việc triển khai nội bộ liên tục bị đẩy xuống cuối danh sách ưu tiên. Nhiều công ty đạt hiệu quả kinh tế tốt nhất với mô hình kết hợp: bên ngoài thiết kế chương trình và đào tạo giảng viên, bên trong triển khai ở quy mô lớn.
Hãy xem mỗi lựa chọn thực sự đòi hỏi gì, chi phí thực sự ra sao và phương án nào xây dựng năng lực nhanh hơn.
Tại sao doanh nghiệp cân nhắc đào tạo nội bộ?
Doanh nghiệp cân nhắc đào tạo nội bộ vì ba lý do: cách này có vẻ rẻ hơn, tận dụng những người đã hiểu hoạt động kinh doanh và giữ kiến thức ở lại trong công ty. Cả ba đều là lợi thế thực sự trong điều kiện phù hợp. Vì vậy, đào tạo nội bộ chiếm ưu thế với một loại nội dung nhưng thường không đạt yêu cầu với các loại nội dung khác.
Mô hình này đã được kiểm chứng. Nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới về lực lượng lao động Việt Nam cho thấy nhiều doanh nghiệp Việt Nam đào tạo nhân viên, nhưng phần lớn là đào tạo nội bộ tại nơi làm việc; đào tạo bên ngoài tiếp cận tương đối ít doanh nghiệp và người lao động. Xây dựng năng lực nội bộ là lựa chọn mặc định; câu hỏi là đó là chiến lược có chủ đích hay chỉ là con đường dễ dàng nhất.
Điểm phân biệt có tính quyết định là loại nội dung. Không ai bên ngoài công ty có thể dạy hệ thống ERP, quy trình chất lượng hoặc dòng sản phẩm của công ty tốt hơn chuyên gia nội bộ. Nhưng lãnh đạo, giao tiếp, kỹ năng Coaching và kỹ thuật bán hàng tự thân đã là những lĩnh vực chuyên môn; “biết chủ đề” không đồng nghĩa với “có thể giúp người khác hình thành kỹ năng”.
Vì vậy, trước khi so sánh chi phí, cần xác định chính xác đào tạo nội bộ thực sự đòi hỏi điều gì.
Đào tạo nội bộ thực sự cần những gì?
Một năng lực đào tạo nội bộ đúng nghĩa cần bốn yếu tố mà phần lớn doanh nghiệp đánh giá thấp: người có kỹ năng thiết kế đào tạo và điều phối thực sự, thời gian được tiết kiệm trong công việc hằng ngày, tài liệu được phát triển thay vì mượn các bộ slide đào tạo, và một mục tiêu nội bộ đủ lớn để chương trình đào tạo không bị cuốn trôi trong một quý bận rộn.
Yêu cầu về kỹ năng
Điều phối là một năng lực quan trọng. Quản lý một phòng học 20 người đồng nghiệp, tổ chức thực hành một cách an toàn, đưa ra phản hồi có sức thuyết phục và điều chỉnh khi kế hoạch thực thi đều là những kỹ năng cần được đào tạo. Người có kiến thức chuyên môn thường thiếu các kỹ năng này thường chỉ tạo ra một buổi thuyết trình, trong khi thuyết trình không làm thay đổi hành vi thật sự.
Yêu cầu về thời gian
Thiết kế một ngày đào tạo tốt thường cần năm đến mười ngày làm việc: phân tích nhu cầu, xây dựng cấu trúc, thiết kế bài tập, chuẩn bị tài liệu, thí điểm và chỉnh sửa. Khi công việc đó được giao cho một quản lý vốn đã có vai trò toàn thời gian, nó sẽ thường không được chú trọng như việc tạo ra doanh thu và thường bị bỏ quên. Đây là cách tốt nhất để khiến các kế hoạch đào tạo nội bộ thất bại một cách âm thầm: không phải do triển khai kém, mà là không triển khai.
Yêu cầu về tài liệu
Sổ tay, bài tập, tình huống và hướng dẫn cho người điều phối là những yếu tố giúp đào tạo có thể sử dụng nhiều lần mà không phụ thuộc vào người tạo ra chương trình ban đầu. Nếu không có chúng, “chương trình” chỉ là bộ slide trình chiếu của một người, và chương trình sẽ biến mất khi người đó rời đi.
Yêu cầu về thẩm quyền
Người đào tạo nội bộ cũng phải đối mặt với chính trị nội bộ. Một đồng nghiệp sẽ gặp nhiều thách thức khi chất vấn hành vi của một quản lý cấp cao trong lớp học hơn một chuyên gia bên ngoài, người được trao vai trò chính thức để làm việc đó.
Không điều nào trong số này cho thấy đào tạo nội bộ là sai. Chúng cho thấy đây là là một điều cần đầu tư nghiêm túc, và đáng để thật sự cân nhắc với việc thuê bên ngoài.
Công ty đào tạo cung cấp gì ngoài nội dung?
Một công ty đào tạo chuyên nghiệp cung cấp bốn yếu tố quan trọng: chương trình đã được thiết kế và hoàn thiện qua nhiều tổ chức, chuyên gia điều phối dành toàn thời gian cho việc xây dựng kỹ năng, khả năng đặt câu hỏi và thúc đẩy nhân sự cấp cao từ vị thế chuyên gia, cùng sự bảo đảm rằng chương trình sẽ được triển khai vì chương trình đã ký hợp đồng thì sẽ diễn ra.
Điểm cuối cùng thường bị đánh giá thấp trong khi so sánh. Kết quả phổ biến nhất của câu “chúng ta sẽ tự làm nội bộ” không phải là một chương trình kém hơn; mà là mười hai tháng sau vẫn không có chương trình nào. Lịch đã được ký với nhà cung cấp bên ngoài biến ý định thành những ngày triển khai cụ thể.
Trải nghiệm qua nhiều bối cảnh cũng rất quan trọng. Một chuyên gia đã dạy kỹ năng phản hồi trong ngân hàng, nhà máy và công ty công nghệ sẽ biết quản lý thường mắc kẹt ở đâu và bài tập nào giúp họ tiến lên. Kho kinh nghiệm đó chính là điều một người lần đầu đào tạo nội bộ còn thiếu, dù họ hiểu doanh nghiệp rất rõ.
Tại Việt Nam, có thêm hai yếu tố cần cân nhắc. Thứ nhất là triển khai song ngữ: nhà cung cấp chuyên nghiệp có thể triển khai cùng một chương trình bằng tiếng Việt và tiếng Anh cho đội ngũ quản lý đa ngôn ngữ, điều mà ít chuyên gia nội bộ làm được. Thứ hai là sự khan hiếm: chỉ 28,3% lực lượng lao động Việt Nam có bằng cấp hoặc chứng chỉ đào tạo chính quy (Tổng cục Thống kê, 2024), nên những chuyên gia điều phối có kinh nghiệm khan hiếm đến mức phần lớn công ty đơn giản là không có sẵn một người như vậy trong biên chế.
Những nhận xét dành cho đào tạo bên ngoài cũng có cơ sở: nội dung chung chung, thiếu bối cảnh và không hỗ trợ sau chương trình. Vì vậy, cách mua dịch vụ quan trọng không kém việc có mua hay không.
So sánh chi phí: Đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài tại Việt Nam
Đào tạo bên ngoài tại Việt Nam có giá khoảng 40-60 triệu VNĐ cho một ngày đào tạo được thiết kế riêng, tương đương khoảng 2-3 triệu VNĐ mỗi học viên. Đào tạo nội bộ thay khoản phí đó bằng thời gian của nhân sự: thường là năm đến mười ngày thiết kế cộng với những ngày triển khai, tất cả đều được trả trong tiền lương của một người vốn vẫn phải hoàn thành công việc chính.
Mô hình đơn giản cho một chương trình đào tạo có 20 học viên:
Yếu tố chi phí | Nhà cung cấp bên ngoài | Nội bộ |
Thiết kế và tài liệu | Đã bao gồm trong phí (40-60 triệu VNĐ) | 5-10 ngày thời gian tính theo lương nội bộ |
Triển khai | Đã bao gồm | 1 ngày lương nội bộ và thời gian chuẩn bị |
Thời gian hưởng lương của học viên | Giống nhau cho cả hai phương án (khoảng 20 ngày công) | Giống nhau cho cả hai phương án (khoảng 20 ngày công) |
Rủi ro về chất lượng | Thấp (đã ký hợp đồng, được kiểm chứng bằng thành tích) | Phụ thuộc hoàn toàn vào kỹ năng nội bộ |
Rủi ro không triển khai | Thấp (đã có lịch và hợp đồng) | Cao (cạnh tranh với công việc hằng ngày) |
Khả năng lặp lại | Mua lại hoặc cấp quyền sử dụng tài liệu | Cao khi tài liệu đã hoàn thiện |
Điểm chuyển đổi nằm ở số lần triển khai. Với một hoặc hai chương trình đào tạo mỗi năm, thuê bên ngoài gần như luôn rẻ hơn khi so sánh với thời gian phải bỏ ra khi làm chương trình nội bộ. Với cùng một khóa học được triển khai nhiều lần (đào tạo hội nhập, lực lượng bán hàng lớn hoặc triển khai ở nhiều địa điểm), đào tạo nội bộ sẽ hiệu quả hơn rõ rệt nếu thiết kế chương trình tốt.
Điều này dẫn trực tiếp đến mô hình kết hợp.
Mô hình kết hợp: Bên ngoài thiết kế, bên trong triển khai
Mô hình đào tạo giảng viên nội bộ (TTT) đầu tư phần tốn kém một lần rồi lặp đi lặp lại phần rẻ hơn trong nội bộ. Nhà cung cấp thiết kế chương trình, triển khai thí điểm, sau đó đào tạo và cấp chứng nhận cho giảng viên nội bộ để họ tự triển khai. Trên thị trường Việt Nam, chương trình TTT thường làm tăng 40-100 triệu VNĐ vào phí thiết kế; sau đó mỗi lần triển khai nội bộ chỉ còn chi phí thời gian của nhân sự. Với bất kỳ khóa học nào dự kiến triển khai từ năm lần trở lên, đây thường là phương án kinh tế tốt nhất.
Phương án nào xây dựng năng lực nhanh hơn?
Đào tạo bên ngoài xây dựng năng lực nhanh hơn trong năm đầu; triển khai nội bộ giúp nhân rộng với chi phí thấp hơn trong những năm sau. Nếu quản lý cần thay đổi cách lãnh đạo ngay trong năm nay, một chương trình bên ngoài có hợp đồng và cơ chế củng cố sau chương trình sẽ đạt kết quả nhanh nhất. Nếu doanh nghiệp đang xây dựng hệ thống đào tạo cho hàng trăm nhân sự trong nhiều năm, hãy đầu tư bên ngoài vào thiết kế và TTT, rồi triển khai nội bộ.
Quyết định có thể dựa trên bốn câu hỏi:
Nội dung là đặc thù doanh nghiệp hay là một lĩnh vực chuyên môn? Hệ thống và sản phẩm của doanh nghiệp: đào tạo nội bộ. Lãnh đạo, giao tiếp, bán hàng, Coaching: thuê bên ngoài hoặc kết hợp.
Khóa học sẽ được triển khai bao nhiêu lần? Một hoặc hai lần: thuê bên ngoài. Từ năm lần trở lên: kết hợp với TTT.
Doanh nghiệp có thực sự có một người đào tạo nội bộ đủ kỹ năng và sẵn sàng không? Nếu câu trả lời có chữ “có thể”, thì câu trả lời là chưa.
Chương trình này đã từng bị trì hoãn nội bộ chưa? Khi đó, so sánh thực sự là đào tạo bên ngoài với không đào tạo, và hai phương án này không tương đương.
MDT phối hợp với đội ngũ nội bộ như thế nào?
MDT Training chủ động đứng ở cả hai phía của quyết định này. MDT là công ty đào tạo và tư vấn do Canada sở hữu, đặt trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, đã đào tạo hơn 41.000 nhân sự tại hơn 100 tổ chức ở Việt Nam và Đông Nam Á, trong đó có HSBC, Prudential, Siemens, và Lotte.
Bên cạnh triển khai trực tiếp, MDT thiết kế chương trình để doanh nghiệp triển khai nội bộ: thiết kế trọn bộ chương trình cùng sổ tay học viên và hướng dẫn người điều phối; triển khai thí điểm để giảng viên của doanh nghiệp quan sát; sau đó tổ chức các buổi đào tạo giảng viên nội bộ để đánh giá và cấp chứng nhận cho đội ngũ nội bộ, đồng thời cấp quyền sử dụng tài liệu đã thiết kế trong tương lai. Mọi dự án bắt đầu với Khung Talent Clarity (Chẩn đoán, Phát triển, Nhân rộng), để khuyến nghị xây dựng hay thuê ngoài dựa trên khoảng cách đã đánh giá và số lần triển khai, không dựa trên phương án dễ bán nhất.
Đôi khi khuyến nghị đó là doanh nghiệp nên tự triển khai nội bộ. Chúng tôi sẽ nói thẳng khi đó là lựa chọn phù hợp.
Bắt đầu từ sự rõ ràng
Nếu bạn đang cân nhắc đào tạo nội bộ hay thuê bên ngoài, hãy gửi cho chúng tôi danh sách khóa học và đối tượng học viên. Trong buổi tư vấn miễn phí, MDT sẽ xác định chương trình nào nên triển khai nội bộ, chương trình nào nên thuê bên ngoài và mô hình đào tạo giảng viên nội bộ có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều nhất trong ba năm.
Câu hỏi thường gặp
Đào tạo nội bộ có rẻ hơn thuê công ty đào tạo không?
Chỉ khi có đủ số lần triển khai. Với một hoặc hai chương trình đào tạo mỗi năm, nhà cung cấp bên ngoài thường rẻ hơn khi thời gian thiết kế và triển khai nội bộ được tính trung thực theo chi phí tiền lương. Đào tạo nội bộ có lợi hơn khi cùng một khóa học được triển khai từ năm lần trở lên, tốt nhất là với tài liệu được thiết kế bên ngoài.
Đào tạo giảng viên nội bộ (TTT) là gì?
Đây là mô hình kết hợp, trong đó nhà cung cấp thiết kế chương trình, triển khai thí điểm, sau đó đào tạo và cấp chứng nhận cho nhân sự nội bộ để họ tự triển khai. Doanh nghiệp trả phí thiết kế và chứng nhận một lần, rồi lặp lại các lần triển khai nội bộ với chi phí chủ yếu là thời gian của nhân sự.
Khi nào nên đào tạo nội bộ?
Hãy đào tạo nội bộ khi nội dung đặc thù với doanh nghiệp như sản phẩm, hệ thống và quy trình nội bộ; khi cùng một khóa học sẽ được triển khai nhiều lần; và khi doanh nghiệp có người điều phối nội bộ thực sự đủ kỹ năng, có thời gian được bảo vệ và có sẵn tài liệu.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê nhà cung cấp đào tạo bên ngoài?
Hãy thuê bên ngoài với các kỹ năng chuyên môn như lãnh đạo, giao tiếp, Coaching và bán hàng; với đối tượng cấp cao thường phản hồi tốt hơn với chuyên gia bên ngoài; khi tốc độ là yếu tố quan trọng; hoặc khi kế hoạch đào tạo nội bộ đã bị trì hoãn nhiều hơn một lần.
Nên tìm gì ở một công ty đào tạo tại Việt Nam?
Hãy tìm danh sách khách hàng có thể kiểm chứng, chuyên gia có chứng nhận được công nhận, khả năng triển khai song ngữ Anh-Việt, nội dung được thiết kế riêng thay vì nội dung có sẵn, giai đoạn chẩn đoán trước khi thiết kế và gói báo cáo đo lường kết quả sau triển khai, không chỉ đo mức độ hài lòng.
Chuyên gia nội dung nội bộ có thể trở thành người đào tạo giỏi không?
Có, nếu được đầu tư. Chuyên môn nội dung tạo ra sự tin cậy, nhưng điều phối, thiết kế bài tập và đưa ra phản hồi là những kỹ năng riêng cần được đào tạo. Chương trình TTT cùng hướng dẫn người điều phối được xây dựng tốt thường giúp một chuyên gia vững nội dung trở thành người đào tạo nội bộ đủ năng lực sau một vài lần triển khai có giám sát.
Chương trình đào tạo giảng viên nội bộ tại Việt Nam có giá bao nhiêu?
Trên thị trường Việt Nam, TTT thường làm tăng khoảng 40-100 triệu VNĐ vào phí thiết kế chương trình, bao gồm các buổi đào tạo giảng viên, đánh giá và cấp chứng nhận. Sau đó, mỗi lần triển khai nội bộ chỉ tốn thời gian của nhân sự, vì vậy TTT phát huy hiệu quả khi số lần triển khai đủ lớn.
Chuyên gia đào tạo bên ngoài có hiểu ngành của doanh nghiệp không?
Nhà cung cấp tốt sẽ thu hẹp khoảng cách bằng giai đoạn chẩn đoán: phỏng vấn các bên liên quan, đánh giá và xây dựng nội dung dựa trên tình huống thực tế của doanh nghiệp. Hãy hỏi nhà cung cấp cách họ tùy chỉnh; nếu câu trả lời là “chúng tôi điều chỉnh ví dụ”, nội dung vẫn là nội dung có sẵn bất kể được gọi là gì.
Tại sao các chương trình đào tạo nội bộ thường không được triển khai?
Vì thời gian thiết kế và triển khai không được bảo vệ. Người đào tạo nội bộ vẫn có công việc hằng ngày, và đào tạo sẽ thua trong mọi xung đột lịch với doanh thu. Kết quả phổ biến nhất của một kế hoạch đào tạo nội bộ không phải là đào tạo kém, mà là đào tạo bị trì hoãn; đó là lý do những ngày triển khai đã ký với nhà cung cấp bên ngoài thường thắng theo mặc định.
-----------------------
Tác giả: Dee Truong
Dee Truong là Đồng sáng lập và Trưởng cố vấn tại MDT Training, công ty đào tạo và tư vấn do Canada sở hữu, đặt trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh. Dee làm việc trực tiếp với các nhà lãnh đạo nhân sự và kinh doanh để chuyển hóa thách thức kinh doanh thành chương trình đào tạo tạo ra kết quả đo lường được. Cách tiếp cận của Dee là hiểu đúng vấn đề trước khi đề xuất giải pháp. MDT đã đào tạo hơn 41.000 nhân sự tại hơn 100 tổ chức và được xếp hạng TOP 10 APAC về phát triển năng lực lãnh đạo.
Bình luận